Polisi Preifatrwydd

Cynnwys

1.�Am y polisi hwn
2.�Eich hawliau a sut rydym yn eu diogelu
3.�Pa wybodaeth bersonol sydd gennym?
4.�Cyfrifoldeb am eich gwybodaeth bersonol�
5.�'Pa wybodaeth bersonol syn angenrheidiol ar gyfer pasport?
6.�'Pam mae'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau yn gofyn am wybodaeth bersonol am rai sy'n gwrthlofnodi cais am basport
7.�'Yr hyn a wnawn â'ch gwybodaeth bersonol wrth inni brosesu eich cais am basport�
8.�Pa wybodaeth bersonol a fydd yn fy mhasport?
9.�'Yr hyn a wnawn â'r wybodaeth bersonol yn eich pasport
10.�'Yr hyn a wnawn â'r wybodaeth bersonol a gyflwynir wrth ichi gofrestru eich diddordeb yn y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol?
11.�Storio gwybodaeth bersonol
12.�Eich hawliau fel unigolyn
13.�Hawl mynediad i wybodaeth bersonol
14.�Sut i wneud cais am fynediad gwrthrych
15.�Lawrlwytho'r Ffurflen Gais Hawl Mynediad�
16.�Eithriadau i hawl mynediad gwrthrych
17.�Manylion cyswllt
18.�'Gwneud cais am basport y tu allan i'r DU
19.�Hysbysu am newidiadau

�

Polisi Preifatrwydd�

�

1.�Am y polisi hwn

Mae'r polisi hwn yn esbonio eich hawliau fel unigolyn wrth ichi ddefnyddio'r gwasanaethau a ddarperir gan y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau. Amlinellir yr hawliau hyn yn Neddf Diogelu Data 1998 (y Ddeddf). Mae'r polisi'n esbonio pam mae angen gwybodaeth bersonol arnom - a elwir yn ddata yn y Ddeddf. Mae'n sôn am yr hyn yr ydym yn ei wneud gyda'ch gwybodaeth a'r hyn y gallwch ei ddisgwyl gennym ni yn ein tro. Mae'n esbonio hefyd sut i geisio copi o unrhyw wybodaeth bersonol a all fod gennym amdanoch.

Nid yw'r polisi'n disodli'r Ddeddf Diogelu Data. Mae'n dangos sut y bydd y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau'n cydymffurfio â'r Ddeddf wrth brosesu eich gwybodaeth bersonol.

2.�Eich hawliau a sut rydym yn eu diogelu

Mae'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau wedi ymrwymo i gydymffurfio â'r Ddeddf. Mae arnom ddyletswydd gyfreithiol i wneud hynny. Byddwn yn gwneud popeth posibl i ddiogelu eich gwybodaeth. Bydd yr egwyddorion canlynol yn berthnasol wrth inni brosesu eich gwybodaeth bersonol: Ni phrosesir eich gwybodaeth bersonol heb yn wybod ichi; Ni chesglir ac ni phrosesir ond gwybodaeth bersonol y mae arnom wir angen amdani;

Ni welir eich gwybodaeth bersonol ond gan rai sydd ag angen ei gweld er mwyn gwneud eu gwaith;
Cofnodir y wybodaeth bersonol a ddarparwch yn gywir ac i'r dibenion sy'n hysbys yn unig;
Ni chedwir eich gwybodaeth bersonol ond am gyhyd ag y bydd gofyn amdani;
Mae eich gwybodaeth bersonol yn gywir ac nis defnyddir ond i'r diben a fwriedir;
Gwneir penderfyniadau sy'n cael effaith arnoch ar sail gwybodaeth bersonol ddibynadwy a diweddar;
Diogelir eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei datgelu heb awdurdod neu ar ddamwain;
Darperir copi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch trwy ofyn amdani;
Ceir gweithdrefnau yn eu lle i ymdrin yn brydlon ag unrhyw anghydfod.

Bydd yr holl egwyddorion hyn yn berthnasol un ai a ydym yn dal eich gwybodaeth bersonol ar bapur neu ar ffurf electronig.

3.�Pa wybodaeth bersonol sydd gennym?

Delir gwybodaeth a ddarperir gennych ar eich ffurflen gais wrth ichi fynegi eich diddordeb yn y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol gan IPS ar systemau diogel.
Mae'n angenrheidiol ichi alluogi 'cookies' er mwyn defnyddio ein gwasanaeth ceisiadau am basportau ar-lein. Mae'r rhain yn benodol i'r sesiwn ac fe'u dilëir wrth ichi ymadael â'r wefan. Rydym yn eu defnyddio i ddal y wybodaeth a roddir gennych wrth ichi lenwi'r ffurflen. Mae'r cyfarwyddyd a ganlyn yn berthnasol i'r porwyr mwyaf cyffredin:

Internet Explorer

Ewch i Tools | Internet options | tab Privacy.
Dylid defnyddio'r gosodiad Medium.
Er mwyn i'r newidiadau hyn ddigwydd, dylech gau ac ailagor eich holl ffenestri pori.
Os ydych yn parhau i gael anawsterau, dylech wirio'r rhestr o eithriadau ar y safle (defnyddiwch y botwm Edit) i weld a oes gennych bolisi unigol sy'n cyfyngu ar 'cookies'.
Os nad yw hynny'n datrys eich problem, bydd angen ichi wirio unrhyw feddalwedd ddiogelwch neu ffiltro sydd gennych, a allai fod yn ymyrryd.

Mozilla/Firefox

Ewch i Tools | Options | Privacy section.
Os bydd angen, ehangwch yr adran Cookies trwy glicio'r eicon +.
Gwiriwch fod y blwch Allow yn caniatáu cookies.
Er mwyn i'r newidiadau hyn ddigwydd, dylech gau ac ailagor eich holl ffenestri pori.
Os ydych yn parhau i gael anawsterau, dylech wirio'r rhestr o eithriadau ar y safle (defnyddiwch y botwm Exceptions) i weld a oes gennych bolisi unigol sy'n cyfyngu ar 'cookies'.
Os nad yw hynny'n datrys eich problem, bydd angen ichi wirio unrhyw feddalwedd ddiogelwch neu ffiltro sydd gennych, a allai fod yn ymyrryd.

Opera
Y ffordd gyflymaf yw trwy Quick Preferences:

Ewch i Tools | Options | Quick preferences.
Gofalwch wirio'r blwch Enable cookies.
Er mwyn i'r newidiadau hyn ddigwydd, dylech gau ac ailagor eich holl ffenestri pori.
Os ydych yn parhau i gael anawsterau, dylech fynd i Tools | Options | Preferences | Privacy a gwirio'r gosodiadau manw a'r rhstr o eithriadau (defnyddiwch y botwm Manage cookies) i weld a oes gennych bolisi unigol sy'n cyfyngu ar 'cookies'.
Os nad yw hynny'n datrys eich problem, bydd angen ichi wirio unrhyw feddalwedd ddiogelwch neu ffiltro sydd gennych, a allai fod yn ymyrryd.

Mac IE 5.x

Dewiswch Edit | Preferences.
Dan yr opsiwn Receiving Files, dewiswch Cookies.
O dan When receiving cookies dewiswch y lefel a ddymunir.
Cliciwch OK i orffen.
Er mwyn i'r newidiadau hyn ddigwydd, dylech gau ac ailagor eich holl ffenestri pori.
Porwyr eraill
Ni allwn gynnig cyngor penodol ar drafod 'cookies' ar gyfer pob cyfuniad o borwyr a dyfeisiau. Mae'n bosibl y bydd y canlynol o help os ydych yn parhau i gael problemau:
Dylech fynd i preferences/options ar eich porwr a chwilio am sut i alluogi derbyn cookies.
Os nad yw'n amlwg, dylech wirio help ar-lein ac unrhyw ddogfennau a ddarperir gyda'r porwr.
Os bydd hynny'n methu, bydd angen ichi gysylltu â thîm cymorth eich cyflenwr/gwneuthurwr neu chwilio am help ar-lein trwy fforymau ar y we, ayb - efallai y bydd angen ichi ddefnyddio
Google neu beiriant chwilio arall i ddod o hyd iddynt.
Os nad yw hynny'n datrys eich problem, bydd angen ichi wirio unrhyw feddalwedd ddiogelwch neu ffiltro sydd gennych, a allai fod yn ymyrryd.

4.�Cyfrifoldeb am eich gwybodaeth bersonol

Y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau yw "Rheolydd Data" eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn golygu ein bod yn gyfan gwbl gyfrifol am ddiogelwch eich gwybodaeth bersonol.

Cyfeirir at unrhyw sefydliad sy'n gweithio ar ran y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau fel y "Prosesydd Data". Mae ein "Prosesyddion Data" yn cydymffurfio â'r Ddeddf. Gwneir hyn i'r un safon â'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau.

5.�Pa wybodaeth bersonol sy'n angenrheidiol ar gyfer pasport?

Ein nod yw cynnal cywirdeb pasportau'r DU ac atal twyll. Oherwydd hyn, rhaid inni fod yn sicr pwy yw ymgeisydd.

Gofynnir am eich gwybodaeth bersonol am fod ei hangen i brosesu eich cais am basport.
Nid yw'r ffurflen ond yn gofyn am wybodaeth sy'n angenrheidiol.

6.�Pam mae'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau yn gofyn am wybodaeth bersonol am rai sy'n gwrthlofnodi'r cais am basport?

Mae gwaith y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau'n cynnwys gwirio bod manylion y rhai sy'n gwrthlofnodi'n ddilys. O ganlyniad, mae'n bosibl y bydd angen inni gysylltu â'r bobl hyn, a dylent fod yn ymwybodol o hyn. Os oes gwrthwynebiad ganddynt, rhaid ichi ddewis rhywun arall i wrthlofnodi.

7.�Yr hyn a wnawn â'ch gwybodaeth bersonol wrth inni broses eich cais am basport

Ni welir eich gwybodaeth bersonol ond gan rai y mae eu swyddi'n golygu bod gofyn iddynt wneud. Mae hyn yn cynnwys staff y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau sy'n cynnal y gwahanol wiriadau sy'n angenrheidiol er mwyn rhyddhau pasport.

Trosglwyddir eich gwybodaeth bersonol i asiantaeth achredu enwau - Equifax ar hyn o bryd - i wirio pwy ydych. Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ymholiadau am eich busnes ac i fyddwn yn cofnodi manylion am unrhyw wybodaeth sydd gan yr asiantaeth.

Trosglwyddir gwybodaeth bersonol hefyd i'r "Prosesyddion Data" canlynol sy'n gweithio gyda'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau:

Siemens Business Services - ein partner sy'n cofnodi ceisiadau am basportau ar y system;
3M/Security Printing and Systems Limited - ein partner sy'n argraffu pasportau;
Teleperformance - ein contractiwr canolfan gyswllt;
Secure Mail Service - ein partner sy'n darparu pasportau trwy gludiant diogel.
Bydd unrhyw aelod o staff sy'n cael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol yn derbyn gwiriad trylwyr. Mae'r holl staff yn ymwybodol o'u dyletswyddau dan y Ddeddf. Trosglwyddir gwybodaeth bersonol hefyd i'r sefydliadau isod i'w galluogi i ymateb i'ch ymholiadau:
Swyddfa'r Post Cyf., sy'n darparu'r gwasanaeth Gwirio ac Anfon, ond dim os gwaned eich cais trwyddi hi.
Ac i:
Synovate - sy'n cynnal ymchwil farchnad ar ein gwasanaeth i gwsmeriaid.
Cynhelir archwiliadau rheolaidd i ddiogelwch ein TG.

8.�Pa wybodaeth bersonol a fydd yn fy mhasport?

Bydd eich pasport yn cynnwys y wybodaeth bersonol ganlynol:

Rhif y pasport
Cyfenw
Enw(au) blaen
Dyddiad geni
Lle geni
Rhyw
Dilysrwydd
Delwedd ddigidol (ffotograff)
Llofnod

Ceir eich gwybodaeth bersonol, eich delwedd ddigidol a'ch llofnod ar dudalen� 31 o'r pasport. Rhennir y tudalen yn ddwy ran. Gellir archwilio'r rhan uchaf trwy edrych arni, ac mae'r rhan isaf yn cynnwys dwy linell o brint y gall offer arbennig i ddarllen pasportau ei ddarllen mewn mannau rheoli mewnfudo. Mae'n bosibl darllen yr holl wybodaeth ar y tudalen hwn gyda'r llygaid hefyd. Nid oes unrhyw wybodaeth gudd ac ni fydd modd ychwanegu gwybodaeth at y tudalen wedi i'r pasport gael ei ryddhau.

Yn 2006, dechreuodd y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau gyflwyno pasportau biometrig. Mae pasportau biometrig y genhedlaeth gyntaf yn cynnwys llawer o nodwedion diogelwch newydd, gan gynnwys sglodyn. Bydd y sglodyn yn storio eich delwedd ddigidol a'r wybodaeth bersonol sydd ar dudalen 31 o'ch pasport. Unwaitrh y bydd y wybodaeth ar y sglodyn, ni ellir ei diwygio. Bydd y wybodaeth ar y sglodyn yn ddiogel rhag clustfeinio (neu "sgimio") gan dechneg ddigidol uwch i'w chelu.

9.�Yr hyn a wnawn â'r wybodaeth bersonol yn eich pasport

Byddwn yn trosglwyddo'r wybodaeth bersonol yn eich pasport i awdurdodau mewnfudo tramor neu asiantaethau cyfraith sy'n gyfrifol am reoli ffiniau. Bydd hyn yn eu galluogi i gadarnhau bod y wybodaeth bersonol sydd yn eich pasport yr un fath â'r wybodaeth ar gronfa ddata'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau.

Nid yw pasport yn ddogfen hunaniaeth er bod llawer o sefydliadau'n ei dderbyn fel tystiolaeth o hunaniaeth. Os byddwch yn cyflwyno eich pasport fel tystiolaeth o hunaniaeth e.e. i agor cyfrif banc, byddwn yn cadarnhau bod y manylion yn y pasport a gyflwynwch yn cyd-fynd â'r manylion sydd ar gronfa ddata'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau, neu fel arall. Ni fyddwn yn datgelu eich manylion personol i'r sefydliad sy'n gofyn am wiriad.

Os rhowch wybod bod eich pasport ar goll neu wedi'i ddwyn, byddwn yn trosglwyddo manylion am y pasport a gollwyd neu a ddygwyd i asiantaethau mewnfudo neu gyfreithiol yn y DU ac mewn gwledydd tramor, i Interpol ac i sefydliadau sector cyhoeddus a sector preifat yn y DU. Gwneir hyn er mwyn osgoi defnyddio eich pasport gan droseddwyr ac er mwyn ceisio cael y ddogfen yn ôl.

10.� Yr hyn a wnawn â'r wybodaeth bersonol a gyflwynir wrth ichi gofrestru eich diddordeb yn y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol

Pan fyddwch yn cofrestru eich diddordeb yn y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol, gofynnir ichi ddarparu eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost a chod post. Wedi ichi gyflwyno eich manylion, byddwn yn anfon e-bost atoch i'r cyfeiriad e-bost hwnnw i ganiatáu ichi gadarnhau eich gwybodaeth. Unwaith y bydd y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau yn derbyn y cadarnhad hwn, byddwn yn dechrau anfon bwletinau atoch am gynnydd y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol a gwybodaeth gyffredinol am hunaniaeth a thwyll hunaniaeth a diogelwch.

Ni welir eich gwybodaeth bersonol ond gan rai sydd ag angen ei gweld er mwyn gwneud eu gwaith. Trosglwyddir y wybodaeth hon hefyd i'r "Prosesyddion Data" canlynol sy'n gweithio gyda'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau:

Thales - ein partner sy'n rhedeg y wefan sy'n caniatáu i unigolion gofrestru eu diddordeb yn y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol ;
Rufus Leonard - ein partner sy'n darparu cynnwys trwy e-bost sy'n eu hysbysu am gynnydd y Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol ac am faterion eraill yn ymwneud â hunaniaeth;
Defnyddir y wybodaeth bersonol a ddarparwyd i ddau ddiben:
Anfon gwybodaeth atoch am gynnydd wrth gyflwyno'r Gwasanaeth Hunaniaeth Cenedlaethol a gwybodaeth gyffredinol am hunaniaeth a thwyll a diogelwch hunaniaeth..
Er mwyn cynorthwyo'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau i ddeall pa fath o bobl sydd â diddordeb yn y Gwasanaeth. Bydd hyn hefyd yn ategu penderfyniadau am y ffordd orau o ehangu cymhwysedd i gofrestru gyda'r Gwasanaeth yn y blynyddoedd sydd i ddod.

Ni rennir eich data ag unrhyw bartïon eraill.

Mae'n bosibl ichi ddadgofrestru eich diddordeb. Ceir manylion yn yr e-bost cadarnhad a anfonwyd atoch wedi ichi danysgrifio ac mewn bwletinau e-bost. Oherwydd hyn, rydym yn argymell ichi gadw'r e-bost hwn rhag ofn y byddwch am ichi ddadgofrestru eich diddordeb yn y dyfodol. Unwaith y byddwn yn cadarnhau bod rhywun wedi dadgofrestru, ni fydd y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau bellach yn prosesu'r data a ddarparwyd mewn perthynas â'r gwasanaeth hwn. Os ydych am ichi ddadgofrestru eich diddordeb ond yn methu dod o hyd i'r e-bost cadarnhad, bydd dolen i atal tanysgrifio ar ddiwedd yr e-bost diwethaf a gawsoch.

Rydym yn cymryd diogelwch eich data personol o ddifrif. Aeth y system trwy broses wirio ac achredu diogelwch cyn iddi gael ei lansio a byddwn yn archwilio ei diogelwch yn rheolaidd.

11.�Storio gwybodaeth bersonol

Cedwir eich gwybodaeth bersonol ar ffeiliau cyfrifiadurol diogel y mae mynediad cyfyngedig iddynt. Mae gennym fesurau yn eu lle i atal mynediad a datgeliadau anghyfreithlon.

12.�Eich hawliau fel unigolyn

Dywed y ddeddf na ddylid prosesu gwybodaeth bersonol ond yn unol â hawliau unigolyn. Mae'r hawliau hyn yn cynnwys

Gwybod pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch; a
Gofyn inni ddiwygio unrhyw wybodaeth bersonol os yw'n anghywir.

13.�Hawl mynediad i wybodaeth bersonol

Mae gennych hawl i gael gwybod os bydd sefydliad yn dal unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch ac i gael copi ohoni. Rhaid darparu'r wybodaeth bersonol ar fformat clir. Yr hawl hon yw "hawl mynediad gwrthrych".

14.�Sut i wneud cais am hawl mynediad gwrthrych

Dylech gysylltu â ni ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym. Y ffi yw £10.00. Gellir gwneud ceisiadau trwy lythyr neu e-bost - mae'r cyfeiriad yn ein manylion cyswllt.

Rhaid inni fod yn sicr ein bod yn rhyddhau'r wybodaeth i'r person cywir. Gofynnir ichi ddarparu gwybodaeth i brofi pwy ydych.

Byddwn yn fodlon eich helpu i wneud eich cais. Gall canolfannau Cyngor Ar Bopeth eich helpu hefyd.

15.�Lawrlwytho'r Ffurflen Gais Hawl Mynediad

Ffurflen Gais Hawl Mynediad: English version only available at the moment:
You can download the form here (pdf, 53kb, new window)�

16.�Eithriadau i hawl mynediad y gwrthrych

Mae gennych hawl i gael gweld unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, ond mae rhai eithriadau penodol a amlinellir yn y Ddeddf. Er enghraifft, mae gennym hawl i wrthod ceisiadau lle byddai darparu gwybodaeth bersonol yn debygol o niweidio:

Atal neu adnabod trosedd; neu
Hawliau preifatrwydd trydydd parti.

17.�Manylion cyswllt

Cyfeiriad cyswllt:
Disclosure of Information Section
Passport and Identity Service
Aragon Court
Northminster Road
Peterborough
PE1 1QG
Ffôn: 01733 888242
e-bost: hqenquiries@ips.gsi.gov.uk
Gellir cael gwybodaeth bellach am y Ddeddf Diogelu Data oddi wrth:
The Office of the Information Commissioner
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
www.ico.gov.uk
I gael gwybod am eich canolfan Cyngor Ar Bopeth agosaf, cysylltwch â:
www.nacab.org.uk

18.�Gwneud cais am basport y tu allan i'r DU

Os ydych yn gwneud cais am basport y tu allan i'r Deyrnas Unedig, trosglwyddir eich gwybodaeth bersonol gyfredol i Uchel Gomisiwn Prydain neu i Lysgenhadaeth Prydain yn y wlad honn. Anfonir gwybodaeth am eich pasport newydd i'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau. Mae lefel diogelwch ddigonol ar waith.

19.�Eich hysbysu am newidiadau

Os byddwn yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn cyhoeddi'r newidiadau hynny ar ein gwefan.