Gwasanaethau a safonau’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasbortau
Mae’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasbortau (IPS) yn un o Asiantaethau Gweithredol y Swyddfa Gartref. Rydym yn darparu mwy na chwe miliwn o basbortau Prydeinig yn y Deyrnas Unedig bob blwyddyn ac yn anelu at roi gwasanaeth o safon uchel i’n holl gwsmeriaid. Ein cenhadaeth yw diogelu eich manylion.
Pan fyddwch yn delio â ni, gallwch ddisgwyl::
i’n staff fod yn gwrtais, yn gymwynasgar ac yn broffesiynol;
i ni ddarparu pasbortau yn unol â’n safonau cyhoeddedig;
i’r manylion ar eich pasbort fod yn gywir ac i ni ddychwelyd eich dogfennau ategol atoch yn brydlon;
darpariaethau a gwasanaethau arbennig i bobl ag anableddau;
esboniadau eglur a defnyddiol gan bob aelod o’n staff os caiff eich cais am basbort Prydeinig ei wrthod ar sail dinasyddiaeth neu sail arall.
Pan fydd gennych apwyntiad mewn swyddfa basbort, gallwch ddisgwyl i’n staff::
ddarparu gwasanaeth cyfeillgar a chymwynasgar;
eich gweld o fewn 20 munud i amser eich apwyntiad;
esbonio a chadarnhau’r camau y byddwn yn eu cymryd ar eich rhan yn eglur;
lle y bo’n bosibl, ymdrin ag unrhyw gwynion ar unwaith neu eu trosglwyddo i reolwr gwasanaethau cwsmeriaid.
Pan fyddwch yn ffonio ein Llinell Gyngor Pasbortau, gallwch ddisgwyl i’n staff::
ateb eich galwad o fewn 20 eiliad – rhoddir peth gwybodaeth drwy neges wedi’i recordio, ond bydd gweithredwr ar gael bob amser;
delio â’ch ymholiad yn gwrtais ac yn brydlon;
cadarnhau ein bod wedi deall eich ymholiad ac esbonio sut y byddwn yn delio ag ef;
dweud wrthych os bydd angen i chi aros neu os bydd angen i ni drosglwyddo eich galwad;
os oes angen, trefnu apwyntiad i chi yn eich swyddfa basbort leol;
cyfeiriad y gangen Swyddfa’r Post® agosaf sy’n cynnig gwasanaeth Gwirio ac Anfon, neu eich swyddfa basbort agosaf;
ffurflen ymholiad drwy e-bost;
gwybodaeth ar gael yn Gymraeg;
gwybodaeth am wneud cais am basbort.
Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy lythyr neu e-bost, gallwch ddisgwyl::
ymateb i negeseuon e-bost o fewn dau ddiwrnod gwaith;
cydnabyddiaeth ein bod wedi derbyn
llythyrau o fewn dau ddiwrnod gwaith;
ymateb i lythyrau o fewn 10 diwrnod gwaith;* neu
ateb dros dro o fewn pum diwrnod gwaith os yw eich ymholiad yn gymhleth ac os bydd angen mwy na 10 diwrnod i ddelio ag ef.
* Nid yw hyn yn gymwys i ddatgeliadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth na’r Ddeddf Diogelu Data.
Ein safonau gwasanaethau cwsmeriaid
Ein nod yw darparu gwasanaethau sy’n diwallu anghenion cwsmeriaid, gan ddilyn egwyddorion y fenter Gwasanaeth yn Gyntaf. Ymhlith ein gwasanaethau mae:
Llinell Gyngor Pasbortau 24 awr;
gwybodaeth lawn a ffurflen gais ar-lein
yn www.ips.gov.uk;
pecynnau cais am basbort mewn
canghennau Swyddfa’r Post® penodol
sy’n cynnig y gwasanaeth Gwirio
ac Anfon;
y gwasanaeth wythnos Llwybr Carlam
a’r gwasanaeth un diwrnod Premiwm i
ddiwallu anghenion teithio brys,* ar gael
drwy apwyntiad mewn unrhyw swyddfa
basbort;
oriau agor estynedig mewn swyddfeydd
pasbort;
ffurflenni cais hawdd eu llenwi;
opsiwn talu â cherdyn credyd.
* Os ydych yn 16 oed neu drosodd ac yn gwneud cais am eich pasbort cyntaf, efallai y bydd angen i chi gael cyfweliad i gadarnhau pwy ydych ac mae’n bosibl na fyddwch yn cael eich pasbort tan chwe wythnos ar ôl anfon eich cais.
Ein nod yw darparu gwasanaeth o safon sy’n cyrraedd safonau’r Nod Siarter, sef safon Llywodraeth y DU am ragoriaeth mewn gwasanaeth cwsmeriaid. Ein targedau y cytunwyd arnynt yw:
delio â 99.5% o geisiadau syml a anfonir yn uniongyrchol i’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasbortau o fewn tair wythnos. Fodd bynnag, dylai cwsmeriaid ganiatáu wythnos ychwanegol ar gyfer cludiant;
delio â 99.5% o geisiadau syml o’r gwasanaeth Gwirio ac Anfon o fewn pythefnos – dylech ganiatáu mwy o amser yn ystod cyfnodau prysur;
delio â 99.5% o geisiadau Llwybr Carlam syml o fewn wythnos a cheisiadau Premiwm o fewn diwrnod;
ymateb i 90% o ymholiadau ffôn o fewn 20 eiliad;
gweld 95% o gwsmeriaid o fewn 20 munud i amser eu hapwyntiad;
cyflawni cyfradd gywirdeb o 99.75% neu fwy ar y pasbortau a gyhoeddir gennym;
cyflawni cyfradd boddhad cwsmeriaid o 95% neu fwy.
Mae’r pasbort Prydeinig yn ddogfen adnabod werthfawr a phwysig. Er y caiff ei ddefnyddio at ddibenion teithio yn bennaf, gellir hefyd ei ddefnyddio i helpu i brofi pwy ydych. Felly cofiwch ganiatáu digon o amser i’n galluogi i gynnal y profion safonol o ran pwy ydych ac a ydych yn gymwys.
Eich cyfrifoldeb chi yw darparu ffurflen gais wedi ei chwblhau’n briodol a’r dogfennau ategol angenrheidiol i gadarnhau pwy ydych ac a ydych yn gymwys. Os nad yw’r wybodaeth a roddir gennych yn ddigon i ni gadarnhau eich bod yn gymwys, efallai na fyddwn yn gallu rhoi pasbort i chi.
Gweledigaeth y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasbortau yw:
bod yn ddewis ddarparwr gwasanaethau
hunaniaeth y gellir ymddiried ynddo.
Ein prif amcanion yw:
delio â phob ymholiad yn brydlon, yn gwrtais ac yn effeithlon;
darparu gwasanaethau sy’n cefnogi amrywiaeth o ran dewis cwsmeriaid;
cynnal uniondeb a chywirdeb ein dogfennau;
monitro’r achosion o dwyll a cheisio eu hatal;
gwella effeithlonrwydd a chynnig gwerth am arian;
sicrhau cyfle cyfartal i’n staff;
datblygu sgiliau, proffesiynoldeb a boddhad swydd ein staff.
Yn y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasbortau rydym yn gweithio’n agos gyda nifer o bartneriaid gwahanol i ddarparu’r gwasanaeth gorau posibl i’n cwsmeriaid. Rydym yn ceisio gwella ein gwasanaeth yn barhaus ac yn cynnal arolygon boddhad cwsmeriaid yn rheolaidd.
Rydym hefyd yn croesawu eich sylwadau a’ch awgrymiadau drwy’r post, e-bost neu dros y ffôn. Mae ein manylion cyswllt ar dudalen gefn y daflen hon.
Gallwch hefyd:
ofyn am fersiynau sain, print bras, neu Braille o’r pecyn cais – dylech nodi y bydd yn rhaid i chi gwblhau fersiwn print safonol o’r ffurflen gais o hyd;
defnyddio ein gwasanaeth ffôn testun ar 0300 222 0222; neu
defnyddio gwasanaeth Typetalk drwy ddeialu 18001 0300 222 0000 o ffôn testun.
