Mae’r polisi hwn yn esbonio eich hawliau fel unigolyn wrth ddefnyddio’r
gwasanaethau a ddarperir gan y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau. Amlinellir
yr hawliau hyn yn Neddf Diogelu Data 1998 (y Ddeddf). Mae’r polisi’n
esbonio pam mae angen gwybodaeth bersonol arnom - a elwir yn ddata yn y Ddeddf.
Mae’n trafod yr hyn yr ydym yn ei wneud â’ch gwybodaeth
a’r hyn y gallwch chi ei ddisgwyl gennym ni yn gyfnewid am hynny. Mae’n
esbonio hefyd sut i geisio copi o unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch a all
fod gennym.
Nid yw’r polisi’n disodli’r Ddeddf Diogelu Data. Mae’n
dangos sut y bydd y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau’n cydymffurfio â’r
Ddeddf wrth brosesu eich gwybodaeth bersonol.
Mae’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau wedi ymrwymo i gydymffurfio â’r Ddeddf. Mae arnom ddyletswydd gyfreithiol i wneud hynny. Byddwn yn cymryd pob rhagofal i ddiogelu eich gwybodaeth. Bydd yr egwyddorion a ganlyn yn berthnasol wrth inni brosesu eich gwybodaeth bersonol:
Bydd yr holl egwyddorion yn hyn berthnasol bod y wybodaeth bersonol amdanoch a ddelir gennym ar bapur neu ar ffurf electronig.
Byddwn yn dal eich gwybodaeth bersonol os ydych wedi gwneud cais am basport,
wedi gwrthlofnodi cais am basport neu wedi gwneud ymholiad cyffredinol.
Nid yw’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau’n dal nac yn cadw
gwybodaeth bersonol am rai sy’n pori ar ei wefan.
Mae’n rhaid ichi gael galluogi ‘cookies’ er mwyn defnyddio ein gwasanaeth gwneud cais ar-lein. Mae’r ‘cookies’ hyn yn benodol i’r sesiwn ac maent yn cael eu dileu pan fyddwch yn gadael y wefan. Rydym yn eu defnyddio i gadw’r wybodaeth yr ydych chi’n ei rhoi wrth ichi lenwi’r ffurflen. Mae’r cyfarwyddyd a ganlyn yn berthnasol i’r porwyr mwyaf cyffredin
Y ffordd hawsaf o wneud yw trwy ‘Quick Preferences’:
Ni allwn gynnig cyngor penodol ar ffurfweddu ‘cookies’ ar gyfer pob cyfuniad o borwr/dyfais. Gall y canlynol fod o help os ydych yn parhau i gael problemau:
Y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau yw “Rheolwr Data” eich
gwybodaeth bersonol. Golyga hyn ein bod yn gwbl gyfrifol am ddiogelwch eich
gwybodaeth bersonol.
Cyfeirir at unrhyw sefydliad sy’n gweithio ar ran y Gwasanaeth Hunaniaeth
a Phasportau fel y “Prosesydd Data”. Mae ein “Prosesyddion
Data” yn cydymffurfio â’r Ddeddf. Gwneir hyn yn ôl
yr un safon uchel â’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau.
Ein nod yw cynnal integriti pasport y DU ac atal twyll. Am hynny rhaid inni
fod yn siŵr pwy sy’n gwneud cais.
Gofynnir am eich gwybodaeth bersonol am ei bod yn angenrheidiol ar gyfer
prosesu eich cais am basport.
Nid yw’r ffurflen ond yn gofyn am wybodaeth sy’n angenrheidiol.
Mae gwaith y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau’n cynnwys gwirio bod y manylion am y gwrthlofnodwyr yn ddilys. O ganlyniad, gall fod angen inni gysylltu â gwrthlofnodwyr a dylid eu hysbysu am hyn. Os byddant yn gwrthwynebu, rhaid ichi ddewis gwrthlofnodwr arall.
Ni welir eich gwybodaeth bersonol ond gan rai y mae eu gwaith yn gofyn iddynt
wneud hynny. Mae hyn yn cynnwys y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau’n
cynnal y gwahanol wiriadau sy’n angenrheidiol wrth ryddhau pasport.
Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo i asiantaeth gwirio
cyfeiriadau - Equfax ar hyn o bryd - i wirio pwy ydych. Ni fyddwn yn gwneud
unrhyw ymholiadau ynghylch eich busnes ac ni fyddwn yn cofnodi manylion am
unrhyw wybodaeth sydd ganddynt.
Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo hefyd i’r “Prosesyddion
Data” a ganlyn sy’n gweithio gyda’r Gwasanaeth Hunaniaeth
a Phasportau:
Bydd unrhyw aelod o staff sydd â mynediad i’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei wirio’n drylwyr. Mae pob aelod o staff yn ymwybodol o’u dyletswyddau dan y Ddeddf. Gellir trosglwyddo gwybodaeth bersonol hefyd i’r sefydliadau yn y rhestr isod er mwyn eu galluogi i ddelio â’ch ymholiadau:
Ac i:
Cynhelir archwiliadau rheolaidd i ddiogelwch ein TG.
Bydd eich pasport yn cynnwys y wybodaeth bersonol a ganlyn
Rhif y Pasport
Cyfenw
Enw(au) Blaen
Dyddiad geni
Man geni
Rhyw
Dilysrwydd
Delwedd ddigidol (llun)
Llofnod
Mae eich gwybodaeth bersonol, eich delwedd ddigidol a’ch llofnod i gyd
ar dudalen 31 o’r pasport. Mae’r tudalen mewn dwy ran. Mae’;r
rhan uchaf i’w harchwilio gan swyddogion, tra bod y rhan uchaf yn cynnwys
dwy linell o brint y gall offer arbennig darllen pasportau eu darllen mewn
mannau rheoli mewnfudo. Gall llygad dynol ddarllen yr hollwybodaeth sydd ar
y tudalen y gall peiriant ei ddarllen. Nid oes unrhyw wybodaeth gudd ac ni
fydd modd ychwanegu gwybodaeth i’r tudalen unwaith y bydd y pasport wedi
cael ei ryddhau.
Yn 2006, bydd y Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau’n dechrau cyflwyno
pasportau biometrig. Bydd y genhedlaeth gyntaf o basportau biometrig yn cynnwys
llawer o nodweddion diogelwch newydd, gan gynnwys sglodyn. Bydd y sglodyn yn
storio eich delwedd ddigidol a’r wybodaeth bersonol a argreffir ar dudalen
31 o’ch pasport. Unwaith y bydd gwybodaeth wedi cael ei rhoi ar y sglodyn,
ni ellir ei diwygio. Bydd y wybodaeth ar y sglodyn yn ddiogel rhag clustfeinio
(neu “sgimio”) trwy dechneg amgryptio ddigidol uwch.
Byddwn yn trosglwyddo’r wybodaeth bersonol yn eich pasport i awdurdodau
mewnfudo’r DU a gwledydd tramor neu i asiantaethau gorfodi’r gyfraith
sy’n gyfrifol am reoli ffiniau. Bydd hyn yn eu galluogi i gadarnhau bod
y wybodaeth bersonol sy’n ymddangos yn eich pasport yr un fath â’r
wybodaeth yng nghronfa ddata’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau.
Nid yw pasport yn ddogfen hunaniaeth er bod llawer o sefydliadau’n ei
derbyn fel tystiolaeth hunaniaeth. Os byddwch yn cyflwyno eich pasport fel
tystiolaeth hunaniaeth i geisio gwasanaeth e.e. agor cyfrif banc, byddwn yn
cadarnhau neu beidio bod y manylion yn y pasport yn cyfateb i’r manylion
yng nghronfa ddata’r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau. Ni fyddwn yn
datgelu eich manylion personol i’r sefydliad sy’n gofyn am y gwiriad.
Os rhowch wybod inni fod eich pasport ar goll neu wedi cael ei ddwyn, byddwn
yn trosglwyddo manylion am y pasport a gollwyd neu a ddygwyd i asiantaethau
mewnfudo neu gyfreithiol y DU a gwledydd tramor, i Interpol ac i sefydliadau
sector cyhoeddus a sector preifat yn y DU. Gwneir hyn er mwyn helpu i atal
defnyddio eich pasport i ddibenion troseddol ac i geisio cael y ddogfen yn ôl.
Delir eich gwybodaeth bersonol mewn ffeiliau cyfrifiadurol diogel sydd â mynediad cyfyngedig atynt. Mae gennym drefniadau yn eu lle i atal mynediad a datgeliad anghyfreithlon.
Dywed y Ddeddf na ddylid prosesu gwybodaeth bersonol ond yn unol â hawliau’r unigolyn. Mae’r hawliau hyn yn cynnwys:
Mae gennych hawl i wybod os yw sefydliad yn dal unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch ac os yw i gael copi. Rhaid darparu’r wybodaeth bersonol ar ffurf glir. Yr hawl hon yw “hawl mynediad y gwrthrych”.
Rhaid inni fod yn siŵr ein bod yn rhyddhau gwybodaeth i’r person
iawn. Gofynnir ichi ddarparu gwybodaeth i brofi pwy ydych.
Byddwn yn fodlon eich helpu i wneud eich cais. Gallai’r Canolfan Cyngor
Ar Bopeth eich helpu hefyd.
You can download the form here (pdf - 53kb) (new window)
Mae gennych hawl i weld unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch a ddelir gennym, gyda rhai eithriadau penodol fel y’u ceir yn y Ddeddf. Er enghraifft, caniateir inni wrthod ceisiadau lle byddai darparu gwybodaeth bersonol yn debygol o beryglu:
Cyfeiriad cyswllt:
Disclosure of Information Section
Identity and Passport Service
Aragon Court
Northminster Road
Peterborough
PE1 1QG
Ffôn: 01733 888242
e-bost: hqenquiries@ips.gsi.gov.uk
Gellir ceisio gwybodaeth a chyngor pellach gan:
The Office of the Information
Commissioner
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Os byddwch yn gwneud cais am basport mewn gwlad y tu allan i'r Deyrnas Unedig, trosglwyddir eich gwybodaeth bersonol bresennol i'r Uchel Gomisiwn Prydeinig neu'r Llysgenhadaeth Brydeinig yn y wlad honno. Anfonir gwybodaeth am eich pasport newydd i'r Gwasanaeth Hunaniaeth a Phasportau. Ceir lefel ddigonol o ddiogelwch ar waith.
Os byddwn yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn cyhoeddi’r newidiadau hynny ar ein gwefan.
www.informationcommissioner.gov.uk
I wybod am eich Canolfan Cyngor Ar Bopeth agosaf, ewch i:
www.nacab.org.uk
Llinell Gyngor ar Basportau 24 awr: 0300 222 0000 (gweler telerau ac amodau). Calls made to 0300 numbers from landlines and mobile phones are charged to customers at their network provider's national rate. Live operators are available to assist with your enquiry 24 hours a day.
Datganiad
preifatrwydd
| Telerau ac amodau | Rhyddid Gwybodaeth | Hygyrchedd |
© Crown copyright 1995 – 2008, Cedwir
pob hawl. Cydnabyddir pob nod masnach.
